Jakie usługi świadczy notariusz? Przegląd najważniejszych czynności notarialnych

Notariusz sporządza akty notarialne, poświadcza podpisy i dokumenty, przygotowuje protokoły, przyjmuje oświadczenia, przechowuje środki i papiery wartościowe, a także udziela wyjaśnień co do skutków prawnych czynności. Poniżej zebrano najważniejsze czynności notarialne, ich znaczenie oraz praktyczne przykłady zastosowania.

Przeczytaj również: Jak wybrać odpowiednią kancelarię komorniczą?

Akt notarialny – kiedy jest wymagany i co zawiera

Akt notarialny to urzędowa forma dokumentu, którą prawo zastrzega m.in. dla przeniesienia własności nieruchomości, ustanowienia użytkowania wieczystego, umów majątkowych małżeńskich, darowizn nieruchomości, niektórych pełnomocnictw oraz oświadczeń, dla których ustawa wymaga formy aktu. Akt notarialny nadaje czynności moc dokumentu urzędowego i stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone.

Przeczytaj również: Dlaczego warto śledzić kursy rosyjskich pieniędzy na rynku?

W akcie notarialnym notariusz odczytuje treść stronom, weryfikuje ich tożsamość, zdolność do czynności prawnych i uprawnienia (np. własność z księgi wieczystej), a następnie strony składają podpisy w obecności notariusza. Dokument zawiera datę, miejsce, oznaczenie stron, precyzyjny opis przedmiotu czynności oraz oświadczenia woli.

Przeczytaj również: Jakie wskaźniki wykorzystuje się przy prowadzenie sprawozdań finansowych?

Umowy dotyczące nieruchomości i praw rzeczowych

Umowy nieruchomości (np. sprzedaż mieszkania, darowizna działki, zamiana, ustanowienie hipoteki na nieruchomości) co do zasady wymagają formy aktu notarialnego. Notariusz sprawdza stan prawny nieruchomości, wpisy w księdze wieczystej oraz podstawę nabycia. W umowie opisuje się m.in. położenie, numer księgi wieczystej, powierzchnię i przysługujące prawa.

Przykład: przy sprzedaży lokalu notariusz pobiera dane stron, weryfikuje tytuł własności, wskazuje cenę i sposób zapłaty, a także informuje o obowiązkach podatkowych i opłatach sądowych związanych z wpisami do księgi wieczystej.

Testamenty i czynności spadkowe

Testament notarialny to forma rozrządzenia majątkiem na wypadek śmierci sporządzana jako akt notarialny. Zapewnia jasność rozrządzeń i ogranicza ryzyko wad formalnych. Notariusz może również sporządzić protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu.

W sprawach spadkowych notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia (jeżeli spełnione są warunki ustawowe i nie ma sporu co do kręgu spadkobierców), a także przygotowuje umowy działu spadku i zapisów windykacyjnych, gdy wymagana jest forma aktu.

Pełnomocnictwa i oświadczenia woli

Pełnomocnictwo notarialne jest potrzebne, gdy ustawa wymaga formy aktu dla czynności, do której pełnomocnik ma być umocowany (np. zbycie nieruchomości). Notariusz sporządza pełnomocnictwo jako akt notarialny albo poświadcza podpis na pełnomocnictwie, jeśli wystarczy forma pisemna z podpisem poświadczonym.

Do częstych czynności należą także oświadczenia o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 k.p.c. (w formie aktu notarialnego), zgody małżonka, zrzeczenie się roszczeń czy oświadczenia wymagane przez umowy kredytowe.

Poświadczenia: podpisów, zgodności odpisów i daty

Poświadczenie podpisu potwierdza, że podpis na dokumencie złożyła wskazana osoba. Wymaga osobistego stawiennictwa przy notariuszu i dokumentu tożsamości. Jest powszechnie stosowane przy umowach zbycia udziałów w spółkach z o.o., pełnomocnictwach, oświadczeniach do KRS.

Poświadczenia dokumentów (zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z oryginałem) oraz poświadczenie daty (data pewna) służą wykazaniu autentyczności dokumentu i chwili, w której dokument istniał. To narzędzia ograniczające ryzyko sporów co do treści i czasu powstania dokumentu.

Protokoły i inne czynności dokumentacyjne

Notariusz sporządza protokoły z czynności, które wymagają urzędowego stwierdzenia przebiegu zdarzeń, np. zgromadzeń wspólników, posiedzeń organów spółek, losowań, wydania rzeczy, stawiennictwa lub niestawiennictwa stron. Protokół stanowi wiarygodny zapis przebiegu spotkania i podjętych uchwał.

W określonych sytuacjach notariusz sporządza też spisy inwentarza (w zakresie przewidzianym przepisami), co umożliwia udokumentowanie składników majątku i ich stanu na wskazany dzień.

Protesty weksli i czeków

Protesty weksli oraz czeków polegają na urzędowym stwierdzeniu faktu nieprzyjęcia lub niezapłacenia. Czynność ta ma znaczenie dla dochodzenia roszczeń wekslowych w dalszym postępowaniu. Notariusz zachowuje przewidziane prawem terminy i formę protestu.

Przechowywanie dokumentów, pieniędzy i papierów wartościowych

W ramach czynności notarialnych dopuszczalne jest przechowywanie dokumentów, a także przyjmowanie na przechowanie pieniędzy i papierów wartościowych w związku z dokonywaną czynnością. Przykładem jest depozyt notarialny związany z rozliczeniem ceny przy umowie sprzedaży nieruchomości według warunków wskazanych w akcie.

Konsultacje i wyjaśnienia co do skutków prawnych

Notariusz udziela wyjaśnień prawnych niezbędnych do prawidłowego i świadomego dokonania danej czynności, informuje o wymaganej formie, dokumentach, opłatach sądowych i podatkowych związanych z czynnością notarialną oraz o konsekwencjach prawnych oświadczeń. Celem jest zapewnienie bezpieczeństwa obrotu i zmniejszenie ryzyka sporów.

Umowy majątkowe małżeńskie i sprawy rodzinne

Do katalogu czynności należą umowy majątkowe małżeńskie (ustanowienie rozdzielności majątkowej, rozszerzenie lub ograniczenie wspólności majątkowej), a także oświadczenia małżonków wymagane przepisami przy rozporządzaniu składnikami majątku wspólnego. Forma aktu notarialnego zapewnia właściwą rangę i jasność postanowień.

Przykładowe sytuacje, w których warto udać się do notariusza

• Sprzedaż, darowizna lub zamiana nieruchomości; ustanowienie lub wykreślenie hipoteki.
• Sporządzenie i odwołanie testamentu; dział spadku i poświadczenie dziedziczenia.
• Udzielenie pełnomocnictwa do czynności wymagającej formy aktu lub poświadczenia podpisu.
• Poświadczenie zgodności kopii dokumentów oraz daty na dokumentach.
• Sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników lub podpisania umowy.

Dokumenty i formalności – o co zwykle pyta notariusz

Przed umówioną czynnością notarialną notariusz zwykle prosi o: dokument tożsamości, dokumenty potwierdzające prawo do rzeczy (np. odpis księgi wieczystej, akt własności), projekt umowy lub dane niezbędne do jej przygotowania, informacje o stanie cywilnym i ustroju majątkowym, a w sprawach spółek – aktualne dane z KRS i umowę spółki. Kompletność dokumentów przyspiesza przygotowanie treści aktu i minimalizuje ryzyko błędów.

Bezpieczeństwo prawne i rola notariusza w obrocie

Rola notariusza polega na zapewnieniu wiarygodności dokumentów, dochowaniu wymogów formy, weryfikacji tożsamości i uprawnień stron oraz neutralnym dokumentowaniu ich oświadczeń. Prawidłowo sporządzony akt notarialny ogranicza ryzyko nieważności czynności i ułatwia wpisy do rejestrów, w szczególności do ksiąg wieczystych.

Użyteczne informacje lokalne

Osoby poszukujące informacji o czynnościach w danym mieście mogą zapoznać się z informacjami publikowanymi przez kancelaria notarialna w Lublinie. Materiał ma charakter informacyjny.

Uwaga prawna

Zakres czynności notarialnych wynika z przepisów, w szczególności z ustawy Prawo o notariacie oraz innych ustaw (np. kodeksu cywilnego, kodeksu postępowania cywilnego, prawa wekslowego). Powyższe informacje mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej w indywidualnej sprawie.